Meterstanden opnemen en registreren

Jordy is vastgoedbeheerder en registreert iedere maand voor alle huurders de gas- elektra- en watermeters. Het verbruik van gas, elektra en water wordt namelijk iedere maand aan de huurders in rekening gebracht. Voor de facturatie en boekhouding gebruikt het bedrijf Business Central. Het opnemen van de meters zelf gebeurt handmatig op een lijstje. Bij een inspectieronde langs alle verhuurde ruimtes schrijft Jordy de meterstanden van de meters op en geeft dit ingevulde formulier vervolgens aan zijn collega Mandy, die het verbruik uitrekent per meter en per huurder en vervolgens verkoopfacturen maakt en deze verstuurt vanuit Business Central.

Helaas maakt Jordy wel eens een foutje bij het opnemen van de meters. Soms wordt een meter overgeslagen of vergeten op te schrijven, of Jordy schrijft een verkeerde meterstand op. Deze foutjes zorgen voor fouten in de facturatie en levert vragen op bij de huurders, wat weer kan leiden tot correcties op facturen.

Business Central werkt naar behoren. De administratieve processen zijn correct ingericht en Mandy kan op een makkelijke manier snel facturen verzenden naar de huurders. Toch is het bedrijfsproces niet optimaal en moet er veel worden uitgezocht en gecorrigeerd.

De oplossing voor Jordy en Mandy is een app, gemaakt met Power Apps, voor het opnemen en registreren van de maandelijkse meterstanden. De app helpt Jordy en Mandy bij het opnemen van de meterstanden, doordat:

• Jordy geen meter kan vergeten op te nemen, omdat alle meters bekend zijn in de app
• Jordy snelle en beter zijn inspectieronde kan doen, om dat de volgorde van de inspectieronde ook is vastgelegd in de app
• Foutieve opnames worden voorkomen, omdat Jordy geen lagere meterstand kan opgeven dan de laatst opgenomen stand
• Jordy meteen een foto kan maken in de app van de meterstand, zodat Mandy bij vragen van de huurder de foto snel kan toesturen
• Mandy sneller kan factureren naar de huurders
• De huurders minder vragen hebben over de meterstanden en correcties niet meer nodig zijn

Het eindresultaat:

Een goed lopend bedrijfsproces met tevreden medewerkers (Jordy en Mandy) en huurders