Digitalisering van Transportbonnen

Mineralis is een toonaangevend bedrijf in de winning, inkoop, transport en levering van zand en grind. Het bedrijf beheert een uitgebreide logistieke keten met baggermaterieel, overslagmaterieel, vrachtschepen, hopperzuigers, beunschepen en vrachtauto’s. Een cruciaal onderdeel van hun bedrijfsvoering is het correct documenteren van alle transportbewegingen met transportbonnen, die niet alleen intern noodzakelijk zijn, maar ook wettelijk verplicht zijn voor schippers.

Uitdaging

Voorheen werkte Mineralis met papieren transportbonnen bij al hun loslocaties. Dit bracht verschillende problemen met zich mee:

Handmatig invullen: Voor zowel bestaande als nieuwe klanten moesten transportbonnen telkens opnieuw handmatig worden ingevuld en ondertekend.
Tijdrovend proces: Gegevens die niet direct beschikbaar waren, moesten worden opgezocht, wat de efficiëntie verminderde.
Foutgevoeligheid: Handmatige invoer verhoogde het risico op fouten en inconsistenties in de administratie.
Geen digitaal overzicht: De formulieren moesten worden gescand en per e-mail verstuurd naar de schippers, waardoor een actueel overzicht ontbrak.
Wettelijke vereisten: Schippers zijn wettelijk verplicht om een ondertekende transportbon aan boord te hebben met een overzicht van de lading. Dit moest handmatig gecontroleerd en verwerkt worden, wat extra tijd kostte.

Oplossing voor Mineralis

EQ Group ontwikkelde een digitale oplossing met Microsoft Power Platform, specifiek met Power Automate en Power Apps, om het transportbonproces te optimaliseren.

Gebruiksvriendelijke digitale formulieren: In Power Automate werd een dynamisch transportformulier ontwikkeld dat kan worden ingevuld via een app in Power Apps.
Automatische gegevensinvoer: Bij bestaande klanten worden klantgegevens automatisch opgehaald en vooraf ingevuld, waardoor de gebruiker enkel transportgerelateerde details hoeft aan te vullen.
Digitale ondertekening: De transportbon kan direct in de app worden ondertekend door de klant.
Automatische verzending: Zodra de bon is ingevuld en ondertekend, wordt deze automatisch gemaild naar de schipper, die zo direct een overzicht heeft van alle geladen goederen.
Betere naleving van regelgeving: Doordat de schipper altijd over een correct en up-to-date transportoverzicht beschikt, kan hij moeiteloos voldoen aan controles door de politie en andere instanties.

Resultaat

De implementatie van deze digitale oplossing heeft Mineralis aanzienlijke voordelen opgeleverd. Het heeft geholpen om hun administratieve processen te stroomlijnen, fouten te minimaliseren en tijd te besparen, waardoor ze zich volledig kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Erik van Bueren

Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?

We kijken graag naar wat de mogelijkheden zijn en waar winst te behalen valt. Samen halen we het optimale uit data, met ondersteuning, consultancy en training.