Office Manager/ Directie Assistent

Weet jij wat er speelt vóórdat iemand het vraagt? Vind je het leuk om overzicht te creëren in een dynamische organisatie en ben je graag het centrale aanspreekpunt waar alles samenkomt? Werk je gestructureerd, denk je vooruit en krijg je energie van ontzorgen?
Dan komen we graag met je in gesprek.

Even voorstellen

Wij zijn EQ Group. EQ staat voor Emotioneel Quotiënt. Een bewuste keuze, juist in de IT. Wij zijn doeners met sociale skills. IT- en dataprofessionals die houden van pragmatische oplossingen, korte lijnen en kwaliteit. Met een compact en betrokken team werken we aan IT- en data-oplossingen voor met name klanten in de transport- en logistieke sector. We groeien, ontwikkelen nieuwe diensten en zijn continu bezig onze organisatie slimmer en efficiënter in te richten. De sfeer is no-nonsense, professioneel en informeel. We werken hard, lachen veel en houden van duidelijkheid.

Ons kantoor is gevestigd op misschien wel het mooiste plekje van Huis ter Heide: Het Stationshuis, een karakteristiek pand met een fijne werksfeer en ruimte om samen te werken.

Jouw rol bij EQ

Als Office Manager ben jij het organisatorische hart van EQ en fungeer je als rechterhand van de directeur. Je neemt een groot deel van zijn voorbereidende, coördinerende en administratieve werkzaamheden over en zorgt ervoor dat de organisatie soepel draait.

Je bent daarbij het gezicht van EQ Group, zowel voor collega’s als voor klanten en partners. Dat betekent dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. Hybride werken is mogelijk, maar zichtbaarheid en bereikbaarheid op kantoor zijn een belangrijk onderdeel van de rol. Je werkt zelfstandig, ziet verbanden en denkt vooruit. Je voert niet alleen uit, maar signaleert ook waar zaken beter, slimmer of efficiënter kunnen. Daarbij werk je nauw samen met onze finance medewerker, die verantwoordelijk is voor de financiële administratie.

Wat ga je doen?

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Denk hierbij aan:

Organisatie & regie

• Eerste aanspreekpunt voor alle niet-inhoudelijke vragen binnen EQ
• Ontvangen van collega’s, klanten en bezoekers op kantoor
• Structuur aanbrengen en bewaken in processen, afspraken en opvolging
• Signaleren van verbeterkansen in interne werkwijzen

Directie-ondersteuning

• Voorbereiden en structureren van besluiten, overleggen en acties
• Meedenken en vooruitkijken: wat vraagt aandacht, wat komt eraan?
• Vastleggen en opvolgen van afspraken

Commercieel & administratie

• Ondersteuning bij offertes (uitwerken, versturen en opvolgen)
• Urenregistratie voorbereiden en controleren
• Facturatie voorbereiden in samenwerking met de finance medewerker
• Signaleren van openstaande acties, contracten en SLA’s

Finance (in samenwerking)

• Nauw samenwerken met de finance medewerker die de financiële administratie verzorgt
• Aanleveren, controleren en afstemmen van administratieve gegevens
• Eerste signalering bij afwijkingen, vragen of bijzonderheden

HR & team

• Operationele HR-ondersteuning (planning, werving & selectie, onboarding)
• Voorbereiden van contracten, verlengingen en personeelsdossiers
• Eerste aanspreekpunt voor praktische HR-vragen

Marketing & communicatie

• Uitvoerende marketingwerkzaamheden in samenwerking met de marketeer
• Ondersteuning bij interne en externe communicatie

Events & cultuur

• Organiseren van events, bijeenkomsten en personeelsuitjes
• Ondersteuning van het dagelijkse Scrum-proces

Slim werken met tooling & AI

• Actief inzetten van tools zoals Microsoft 365 en AI (o.a. ChatGPT)
• Opstellen en redigeren van e-mails, documenten en interne communicatie
• Structureren en beheren van documentatie in Teams / SharePoint

Jouw profiel

Jij bent iemand die overzicht bewaart, eigenaarschap pakt en graag zichtbaar is binnen de organisatie.

• Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare rol
• MBO+ werk- en denkniveau
• Ervaring met Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, Excel)
• Ervaring met Microsoft Dynamics Business Central en/of HubSpot is een pré
• Digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe tools (zoals AI)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Zelfstandig, proactief en communicatief sterk
• Helicopterview, verbindend en niet bang om te zeggen waar het op staat
• Woonachtig in (de regio) Utrecht is een belangrijke pré
• Beschikbaar voor 20–24 uur per week en bereid om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn

Wat bieden wij?

• Een zelfstandige en verantwoordelijke rol met veel invloed
• Werken in een klein, betrokken en professioneel team
• Hybride werken, met ruimte voor flexibiliteit
• Marktconform salaris, passend bij ervaring en verantwoordelijkheden
• Ruimte om mee te groeien met EQ en jezelf te ontwikkelen
• Een prettige werksfeer waarin vertrouwen en plezier centraal staan

Enthousiast?

Herken jij jezelf in deze rol en lijkt het je leuk om het gezicht van EQ Group te worden en samen met ons verder te bouwen? Dan maken we graag kennis met je.

Soort dienstverband: Parttime, Uitzicht op vast
Contractduur 12 maanden
Salaris: €1.750,00 - €2.340,00 per maand (o.b.v. 20-24 uur)
Verwacht aantal uur: Niet meer dan 24 per week

Arbeidsvoorwaarden:

• Budget voor professionele ontwikkeling
• Flexibele werkuren
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Hybride werken mogelijk

Opleiding:

• MBO (Gewenst)

Werklocatie:

• Huis ter Heide, hybride

Geïnteresseerd?

Dan ontvangen wij graag een CV met motivatiebrief. Je kunt deze sturen aan vacatures@eqgroup.nl